首先是外在因素，設備的合理搭配。你們需要什么樣的燈光音響效果？什么樣的場地？參與人數等。這都是選擇燈光音響設備的必備條件，設備不是貴就合適，重在合理搭配，這樣才能擁有出色的燈光音響效果。
然后是合同事項，很多公司因為之前沒有做過此類活動，所以在簽訂合同時有些馬虎大意，一些小的細節沒有事先說好，導致后續如果出了什么問題，麻煩不斷。比如設備運輸、安裝調試、布線等問題，看到這可能有些人會不以為然，設備運輸有什么問題，不就是幾臺燈光音響嗎？又不是什么寶貝，能出什么問題？如果你這樣想，就錯了，大部分的燈光音響設備在搬運過程中都要小心謹慎，如果不小心磕著碰著，這都沒什么，如果是摔著了，那麻煩就大了，我想您肯定不會樂意看到這種事的，而有的燈光音響確實比較嬌貴，需要專業人士來幫忙處理，貴公司若不想麻煩，可在合同里和提供商進行商量，由他們來負責這塊。安裝調試？普通的設備相信貴公司能搞定，可是一些涉及到專業燈光音響設備的話，那就需要專業人士來進行調試了？這點在開始時一定要談好費用。
接下來是內在因素，如果燈光音響這塊您全權交由提供商負責的話，那么內在因素您就只需要安排一個負責人，進行一些方面的檢查和少許的調整了，但如果您打算自己來的話，那就需要服務商安排幾名經驗豐富的老手來進行一些協助工作了。這里說兩個方面，一是燈光音響設備的擺放位置，一個好的燈光位置能讓您的活動增添不少色彩，而一個好的音響位置，則不會讓您的參與者沒有抱怨。二是燈光音響設備線路的
安全，這個的重要性，想必就不用多說了！任何活動安全都是首要的，相信如何主辦方都不會想出點什么安全意外的，所以安全措施一定要到位，安全意識也一定要高！不管大問題還是小問題，一定要做到0隱患。
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